Импорт базы в amoCRM начинайте с контрольного файла и заранее записанного ожидаемого результата. Подготовьте поля, пользователей и правила сопоставления, загрузите небольшую выборку, затем сверьте количество объектов, значения и связи. Уведомление о завершении загрузки подтверждает выполнение операции, но не полноту переноса.
Это руководство для переноса из таблицы и проверки результата. Полная миграция истории, задач, файлов и переписки может потребовать другого способа загрузки. Ниже — редакционная методика и таблица сверки; возможности источника и вашего аккаунта проверяются отдельно.
Определите, что именно переносите
Составьте перечень данных: контакты, компании, сделки, поля, ответственные, примечания и материалы истории. Для каждого пункта укажите источник, получателя в amoCRM, способ переноса и способ проверки. Если часть истории остаётся в архиве, зафиксируйте это до начала работ и проверьте, как сотрудник её найдёт.
Согласно справке amoCRM, обычный импорт файла не поддерживает задачи. Также нельзя переносить таким способом поля «Кем изменена» и «Когда изменена»; к одному контакту или сделке нельзя привязать несколько компаний. Поэтому строка «клиент загружен» не подтверждает перенос всех его связей и действий. Ограничения импорта.
Не прекращайте доступ к исходной базе сразу после выгрузки. Сохраните исходные файлы без изменений, дату среза и список преобразований. Если работа продолжается, отдельно учитывайте изменения после среза: новую продажу нельзя потерять только потому, что она появилась позже файла.
Как подготовить Excel
- Создайте отдельную рабочую копию. Уберите служебные итоги, пустые строки и объединённые ячейки. Оставьте одну понятную строку заголовков и одинаковую структуру данных во всех строках.
- Явно выберите строки для переноса. Фильтр Excel не ограничивает импорт: справка предупреждает, что загрузится весь файл. Скопируйте нужные записи в новый файл и пересчитайте их.
- Разведите сущности по столбцам. «Ответственный за сделку» и «Ответственный за контакт» — разные назначения. Подпишите столбцы так, чтобы их нельзя было перепутать при сопоставлении.
- Проверьте значения, а не только вид ячейки. Для телефонов и внешних идентификаторов сохраняйте ведущие нули и знак страны; не допускайте превращения длинного ID в округлённое число. Формулы замените проверенными значениями в копии для переноса.
- Согласуйте поля и справочники. Для каждого столбца определите тип, допустимые значения и смысл пустой ячейки. Подготовить эту карту поможет словарь полей карточки.
В справке перечислены форматы XLS, XLSX, ODS и CSV. В окне импорта доступен пример файла — возьмите его за основу для выбранного раздела. При CSV проверьте предпросмотр: если всё оказалось в одном столбце, неверно выбран разделитель. Исключите строку заголовков из загрузки. Форматы и причины отказа загрузки, инструкция по импорту.
Крупный файл разбивайте на управляемые партии с одинаковой картой полей. Документация предупреждает о проблемах при объёме свыше 2 МБ или более 10 тысяч строк; не планируйте большую загрузку без пробной партии. Разбиение не должно терять связи или повторно создавать одни и те же объекты.
Как перенести ответственных
До импорта добавьте пользователей и составьте таблицу соответствия: сотрудник в источнике → пользователь amoCRM → какие объекты ему передаются. По официальной инструкции имя ответственного в файле должно совпадать с именем пользователя в системе. Воронки и названия этапов также нужно подготовить заранее; некорректный этап может отправить сделку на первый этап воронки.
Однофамильцев и отсутствующих сотрудников разберите вручную до загрузки. Для уволенного менеджера согласуйте действующего получателя, а историческое авторство не подменяйте текущей ответственностью. Если важно сохранить прежнего владельца, предусмотрите отдельное согласованное поле или запись об источнике.
После теста проверьте назначение и на сделке, и на контакте. Затем войдите под назначенным менеджером и убедитесь, что карточка доступна ему для работы. Правильное имя в карточке администратора ещё не доказывает, что права сотрудника настроены верно.
Как не потерять примечания
Сначала определите, что источник называет примечанием. Текстовый комментарий, запись звонка, файл и переписка — разные виды данных. Перенос текста в одно поле не воспроизводит полную историю взаимодействий.
В пробный набор включите несколько комментариев у одной карточки, многострочный текст, кавычки, кириллицу и длинную запись. Проверьте наличие столбцов примечаний и их сопоставление: именно эти проверки рекомендует amoCRM при пропавших примечаниях. Затем откройте карточку и сравните полный текст, количество записей и принадлежность нужному объекту. Ошибки импорта и проверка примечаний.
Не обещайте сохранение исторических дат и авторов, пока не проверили это выбранным способом. Если обычный импорт не воспроизводит нужные атрибуты, согласуйте отдельный перенос или архив. В учебной проверке можно добавить исходную дату и автора внутрь текста, но это должно быть явно обозначено как сведения из источника, а не выдано за системную дату события amoCRM.
Для файлов и записей звонков проверяйте не только наличие ссылки, но и открытие содержимого с рабочими правами. Если ссылка ведёт в старую систему, выясните, сохранится ли доступ после отключения её лицензии.
Что проверить в пробной партии
Выборка должна покрывать разные случаи: новый клиент, обновление существующего, два заказа одного контакта, разные ответственные, закрытая сделка, пустое необязательное поле и несколько примечаний. Это проверка правил, а не случайные первые строки файла.
Заранее разделите создание и обновление. Для обновления существующих карточек справка описывает использование ID amoCRM и опции «Разрешить обновлять старые данные». Внешний ID старой базы нельзя автоматически считать ID целевой карточки. Правила сопоставления и спорные совпадения разобраны в статье о дублях. Официальная логика дублей при импорте.
Перед тестом определите, какие действия могут запускаться при появлении карточек: уведомления, задачи, обмен с другими системами. Проверьте их на учебных данных и согласуйте режим загрузки, чтобы историческая база не воспринималась как поток новых обращений.
Таблица сверки импорта
Заполняйте её для каждой партии. Добавьте столбцы «ожидалось», «получено», «расхождение», «ответственный за исправление» и «ссылка на доказательство». Ниже указано, откуда брать ожидаемое значение и что считать проверкой.
| Что сверяем | Ожидаемый результат | Как проверить |
|---|---|---|
| Контакты и компании | Уникальные объекты по согласованным ключам, отдельно новые и существующие | Сопоставить исходные ключи с ID amoCRM; объяснить каждый пропуск и объединение |
| Сделки | Все согласованные заказы с разбивкой по этапам и ответственным | Сверить списки и количество в каждой группе, а не только общий итог |
| Суммы и даты | Значения после согласованных преобразований | Сравнить суммы по сопоставимым группам и проверить крайние даты; валюты не смешивать |
| Ответственные и доступ | Пользователи по таблице соответствия | Открыть контрольные карточки под рабочими ролями |
| Связи | Нужные контакт и компания у каждой сделки | Сопоставить пары исходных ключей с парами целевых ID |
| Примечания и материалы | Согласованное число записей, полный текст, доступные материалы | Проверить количество по объектам, содержание контрольных записей и открытие файлов |
| Исключения | Отдельный список исключённых и спорных данных | Для каждого пункта указать причину, решение и место хранения |
| Изменения после среза | Новые и изменённые данные до момента переключения | Сверить отдельную финальную партию и зафиксировать время окончания переноса |
Учебный пример. В файле 120 строк заказов, но только 80 разных клиентов. Из этих 80 контактов 20 уже есть в целевом аккаунте. При согласованном сопоставлении ожидаются 120 сделок, 60 новых контактов и связь с 20 существующими. Требование получить 120 новых контактов было бы ошибкой. Даже верные количества не заменяют проверки связей: все заказы могли случайно привязаться к одному человеку.
Для полной сверки нужен реестр «исходный объект → целевой ID → результат». Контрольная выборка проверяет качество содержимого, но не доказывает отсутствие пропусков во всей базе. Системный тег импорта помогает выделить партию; сохраните также файл, настройки и время запуска.
Что делать при ошибках
- Не повторяйте всю загрузку сразу. Если файл стоит в очереди, дождитесь результата текущей операции. Повторная отправка может затруднить разбор.
- Отделите отказ от неверного результата. При отказе проверьте формат, размер, права и лимиты аккаунта. При неправильных значениях — сопоставление столбцов, сущности и исходную строку.
- Зафиксируйте границы ошибки. Сохраните название партии, время, сообщение системы, исходные ключи и ID затронутых карточек. Разделите созданные и обновлённые объекты.
- Испытайте исправление на малой выборке. Не меняйте одновременно файл, карту полей и правила дублей: иначе будет непонятно, какое изменение помогло.
- Повторите сверку. Проверьте исправленную группу и соседние связи, затем внесите результат в журнал.
Удаление объектов с тегом импорта не восстанавливает прежние значения обновлённых карточек. Перед откатом определите, что было создано, что изменено и какие новые действия уже выполнили сотрудники. Если прежнее состояние не сохранено, остановите массовые исправления и разберите конкретные записи с поддержкой.
Импорт можно принимать, когда все исходные объекты имеют объяснимый результат, контрольные значения и связи совпадают, исключения согласованы, а менеджер может продолжить работу. Для сложной истории и переключения между системами подходит проект переноса в amoCRM; для регулярных загрузок и контроля данных после запуска — сопровождение amoCRM.